Weihnachtsfeier als umsatzsteuerliche Steuerfalle
Weihnachtsfeiern sind häufig das Highlight des geschäftlichen Jahres, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Die Alltagssorgen sind häufig schnell vergessen und in der Regel gibt es eine hervorragende Verköstigung und teils sogar noch ein Unterhaltungsprogramm. Viele Arbeitgeber bieten die Weihnachtsfeier kostenlos an, um den Arbeitgebern am Jahresende etwas für die herausragenden Leistungen über das Jahr hinweg zurückzugeben. Die Regeln, welche lohnsteuerrechtlich zu beachten sind, sind den meisten Unternehmen bekannt. Doch wie sieht es mit der Umsatzsteuer aus? Auch hier gibt es einige Dinge zu beachten, damit die volle Abzugsfähigkeit gewährleistet ist, wenngleich es auch an einer konkreten gesetzlichen Norm fehlt. Was im Einzelnen wichtig ist, können Sie hier nachlesen.
Welche Voraussetzungen müssen Betriebsveranstaltungen erfüllen?
Damit die Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung eingeordnet werden kann, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.
So muss der Unternehmer beispielsweise alle Arbeitnehmer zur Veranstaltung einladen. Werden nur einzelne Abteilungen eingeladen, kann die Veranstaltung keine Betriebsveranstaltung sein und der Vorsteuerabzug entfällt. Ausnahmen bestehen hier beim Filialbetrieb. So ist es auch möglich, mehrere kleine Weihnachtsfeiern auszurichten, die dann nur filialbezogen sind.
Ferner darf die Freigrenze von 110,- EUR pro Person nicht überschritten werden. Die Freigrenze gilt brutto, also inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Übersteigen die Kosten diese Freigrenze auch nur um einen Cent, entfällt der Vorsteuerabzug, da das Finanzamt dann nicht mehr von einer betrieblichen Verwendung ausgeht.
Zudem dürfen maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt werden und die Veranstaltungen müssen im eigenbetrieblichen Interesse liegen.
Entstehen bei der Weihnachtsfeier steuerbare Umsätze?
Auch hier gilt die Brutto Freigrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer. Solange der Unternehmer diese Grenze unterschreitet, wird grundsätzlich von einer betrieblichen Verwendung ausgegangen und es entstehen keine steuerbaren Umsätze. Gleiches gilt bei einer Überschreitung der Freigrenze. Es entfällt dann jedoch der komplette Vorsteuerabzug.
Wie setzen sich die Kosten für die Freigrenze zusammen?
Die Kosten für die Freigrenze setzen sich einfach gesagt aus allen Kosten zusammen, die für die Weihnachtsfeier anfallen. Hierzu zählen insbesondere die Raummiete, Kosten für Essen und Getränke, Kosten für die Unterhaltung und alle weiteren Dienstleistungskosten.
Zum Nachweis sollte der Unternehmer sämtliche Kosten aufaddieren und eine Gästeliste führen. Anhand der Gästeliste kann im Nachgang ermittelt werden, wie hoch die Kosten pro Kopf sind. Wichtig: Hierbei gelten nur die Kosten, die für die eigenen Arbeitnehmer anfallen. Begleitpersonen werden somit dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Wird die Freigrenze dadurch überschritten, verliert der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug für diesen Arbeitnehmer.
Gerade große Firmen sollten ihre Betriebsveranstaltungen frühzeitig planen und verbindliche Zu- oder Absagen verlangen. Nichts wäre ärgerlicher, als wenn der Vorsteuerabzug beispielsweise durch eine zu große und teure Location versagt wird, da zu wenig Mitarbeiter kommen. Ein kompetenter Steuerberater kann hier schon in der Planungsphase wertvolle Tipps geben, die letzten Endes bares Geld bei den Betriebsveranstaltungen sparen.
Was passiert, wenn eine weitere Betriebsveranstaltung geplant wird?
Sollte unerwartet noch eine dritte Betriebsveranstaltung hinzukommen, so entfällt der Vorsteuerabzug für alle Betriebsveranstaltungen. Hieraus ergibt sich, dass umfangreich korrigiert werden muss. Im Zweifel sollte man daher bereits vor der Planung einer weiteren Veranstaltung einen Steuerberater konsultieren, um so die finanziellen Verluste möglichst gering zu halten.
Fazit
Die meisten Arbeitnehmer lieben die Weihnachtsfeiern und auch sonstigen Feste des Arbeitgebers. In gemütlicher Atmosphäre kann man den Arbeitsalltag für ein paar Stunden vergessen und in den meisten Fällen auch einige private Worte mit dem Chef und den Kollegen wechseln. Da dies nicht zuletzt auch der Aufrechterhaltung des Betriebsklimas dient, ist es für den Unternehmer wichtig zu wissen, dass die Kosten in den meisten Fällen steuerlich absetzbar sind.
Hier lohnt es sich bereits im Vorfeld konsequent und zielgerichtet zu planen, sodass nachher keine bösen Überraschungen auftauchen. Da der Freibetrag (lohnsteuerlich) und die Freigrenze (umsatzsteuerlich) in beiden Steuerarten relevant ist, sollte auf die Einhaltung besonders großer Wert gelegt werden. Sollten Punkte unklar sein, lohnt sich zudem der Gang zu einem Steuerberater.
