Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch gemäß Finanzgericht Düsseldorf
In vielen Unternehmen mit zahlreichen Dienstfahrzeugen sind elektronisch geführte Fahrtenbücher mit einer individuellen Software üblich. Ein Fahrtenbuch im klassischen Sinne führen weniger Personen als in der Vergangenheit, sodass die Bedeutung elektronisch geführter Fahrtenbücher stetig steigt. Ein Urteil vom Finanzgericht Düsseldorf sorgt für wichtige Erkenntnisse und Rechtssicherheit, sodass wir in der Steuerberatung die Neuigkeiten berücksichtigen.
Welche Ausgangslage führte zu dem Urteil rund um das Fahrtenbuch?
Unabhängig von der Nutzungsart, sind bei digitalen und physischen Fahrtenbüchern wesentliche Parameter einzuhalten. Alle Nutzer unterscheiden für die ordnungsgemäße Abrechnung und Steuererklärung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten. Entscheidend für die rechtmäßige Führung ist zudem die unmittelbare Eintragung jeder Fahrt in das Fahrtenbuch. Weiterhin sind nachträgliche Änderungen grundsätzlich exakt und nachvollziehbar zu protokollieren. In früheren Rechtsprechungen wurde für die Beurteilung des jeweiligen Sachverhalts häufig die „geschlossene Form“ eines Fahrtenbuchs zugrunde gelegt. Diese Zusammenfassung für die nachvollziehbare und zeitnahe Eintragung der Fahrten bedeutet, dass alle relevanten Angaben in einem geschlossenen Format vorliegen müssen.
Welche Konstellation war die Grundlage für die Rechtsprechung durch das Finanzgericht?
Bei dem konkreten, aktuellen Fall ging es um die Klage einer GmbH rund um die Nutzung der firmeneigenen Dienstfahrzeuge. Die private Verwendung von Fahrzeugen ist bei dem Unternehmen grundsätzlich erlaubt, wobei die Vorteile durch die private Nutzung im Arbeitslohn durch den Anteil an den Gesamtkosten berechnet werden. Einer der Gesellschafter der GmbH nutzte die elektronischen Fahrtenbücher mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Bei der Prüfung vergangener Jahre stellten die Prüfer fest, dass die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch regelmäßig erst einige Wochen später erfolgten. Aufgrund dieser Konstellation kam das Fahrtenbuch nicht zur Geltung und das Finanzgericht setzte die übliche 1%-Regelung an. Daraufhin klagte die GmbH gegen den Bescheid.
Gibt es rechtliche Grundlagen, die in dieser Konstellation grundsätzlich zu beachten sind?
In der Steuerberatung ist die Abrechnung von Dienstfahrzeugen ein wichtiger Bereich. Grundsätzlich gilt nach Paragraf 8 Absatz 2 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes im Rahmen der kostenlosen oder vergünstigten Nutzung eines Fahrzeugs für private Zwecke als Lohn die sogenannte 1%-Regelung. Ausschließlich mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch, welches die tatsächliche private Nutzung unmittelbar nachweist, kann die 1%-Regelung ausgehebelt werden. In dieser Konstellation berechnet sich der geldwerte Vorteil für die private Nutzung des dienstlichen Fahrzeugs anteilig zu den Gesamtaufwendungen.
Wie urteilte das Gericht in diesem Fall?
In dem aktuellen Urteil wurde die Klage zurückgewiesen, sodass die 1%-Regelung in diesem konkreten Fall anzuwenden ist. Die Aufzeichnungen zur Ermittlung des privat zu versteuernden Anteils an der Gesamtfahrleistung müssen in jeder Konstellation zuverlässig und überprüfbar sein. Falsche Zuordnungen von Privatfahrten zum geschäftlichen Anteil sind zu vermeiden und nach der Rechtsprechung ist sicherzustellen, dass keine Privatfahrten im Fahrtenbuch übersehen werden. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung ist darüber hinaus die zeitnahe und lückenlose Eintragung. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch besteht die Besonderheit, dass nachträgliche Änderungen an den bereits eingetragenen Daten technisch ausgeschlossen sein müssen. Alternativ ist eine Dokumentation möglich, die in dieser Konstellation zwingend im Fahrtenbuch selbst und auf den ersten Blick sichtbar sein muss. Klar legte das Finanzgericht Düsseldorf in der Begründung fest, dass die Eintragungen unmittelbar nach dem Abschluss der jeweiligen Fahrten vorgenommen werden müssen.
Warum ist dieses Urteil so wichtig für Dienstwagennutzer?
Grundsätzlich ist dieses Urteil für Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter firmeneigene Fahrzeuge nutzen, sehr wichtig. Durch das aktuelle Urteil ist klar fixiert, dass die Fahrten zwingend unmittelbar nach dem Fahrtende in dem Fahrtenbuch einzutragen sind. Somit lassen sich zur Vermeidung steuerlicher Nachteile Fuhrparkrichtlinien klarer fassen, sodass die Unternehmen allen Dienstwagennutzern klare Regeln mitgeben können. Da es bei geringer Privatnutzung für viele Fahrer vorteilhaft ist, ein Fahrtenbuch anstelle der 1%-Regelung anzusetzen, sind mit dem Urteil entscheidende Parameter klar geregelt. Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, lohnt sich bei der Auswahl der Abrechnungsart die Unterstützung unserer Steuerberatung, da mit der richtigen Wahl Steuern gespart werden können.
Welche Mindestanforderungen bestehen für ein korrekt geführtes Fahrtenbuch in Deutschland?
Unabhängig von dem aktuellen gibt es fixierte Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, welches gemäß
der Lohnsteuerrichtlinien R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 folgende Informationen enthalten muss:
- das Datum und den Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt mit dem Dienstwagen
- das Ziel und die Route der Reise
- den Zweck der Reise (Unterscheidung Privatfahrt oder Dienstfahrt)
- die besuchten Geschäftspartner
Das elektronische oder physische Fahrtenbuch muss als zusammenhängendes Dokument geführt werden und es dürfen keine nicht eindeutig nachweisbaren und nachvollziehbaren nachträglichen Änderungen vorgenommen werden.
