Obligatorische Verwendung der E-Rechnung
Der digitale Wandel ist schon lange in den Steuerbüros und Buchhaltungen in Deutschland angekommen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Wege, um das eigene Unternehmen zu digitalisieren, und auch die Kommunikation mit den Kunden wird immer digitaler. Ab 2025 wird es gesetzlich eine weitere Verpflichtung zur Digitalisierung geben. Rechnungen sollen nach aktuellen Gesetzesentwürfen zwischen Unternehmern dann nämlich als elektronische Rechnung gestellt werden. Alles Wissenswerte dazu erfahren Sie hier.
Was ist der Hintergrund der E-Rechnung?
Seit Mitte April gab es in Deutschland bereits erste Entwürfe zur verpflichtenden Stellung von elektronischen Rechnungen. Mit dem Wachstumschancengesetz fanden die Entwürfe nun auch Ihren Weg in die deutsche Gesetzgebung. Hierfür war, da die E-Rechnung laut einer EU Richtlinie verpflichtend werden soll, die Genehmigung des EU-Rats notwendig.
Was ist eine E-Rechnung?
Mit der Gesetzesänderung ändern sich auch die Definitionen. Ab dem 01.01.2025 soll demnach unterschieden werden zwischen elektronischen Rechnungen (sogenannte eRechnungen) und sonstigen Rechnungen.
Die eRechnungen sind laut Gesetz demnach Rechnungen, die nach einem bestimmten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung zulassen. Die Struktur ergibt sich aus der europäischen Norm für die elektronische Rechnungserstellung. Die Anforderungen an die E-Rechnung werden bereits heute durch gängige Formate wie die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format erfüllt.
Sonstige Rechnungen sind der Definition nach somit alle Rechnungen, welche keine elektronische Rechnung sind, oder Rechnungen, die zwar elektronisch übermittelt werden, jedoch die Kriterien nicht erfüllen.
Welche Folgen hat das neue Gesetz für Unternehmer?
Zuerst einmal ist für Unternehmer wichtig zu wissen, dass PDF-Rechnungen zumindest der Definition nach keine elektronischen Rechnungen mehr sein werden. Die Verpflichtung zur Erstellung von ordnungsgemäßen E-Rechnungen greift jedoch auch erst nach dem 01.01.2025.
Schon heute sind Unternehmer verpflichtet, Rechnungen zu schreiben, sofern diese an einen anderen Unternehmer gehen. Wenn Privatpersonen bedient werden, sind Unternehmer zwar berechtigt, aber nicht verpflichtet, Rechnungen auszustellen. An diesen Regeln wird sich auch künftig erst einmal nichts ändern.
Wer ist zur Stellung von E-Rechnungen verpflichtet?
Grundsätzlich werden künftig alle Unternehmer, welche Rechnungen an andere Unternehmer schreiben und wenn beide Parteien im Inland ansässig sind, zum Austausch von E-Rechnungen verpflichtet sein. Bei Unklarheiten kann ein Steuerberater hier eine große Hilfe sein und wertvolle Tipps abgeben.
Wichtig: Auch Vermieter können nach den neuen Regelungen in Zukunft zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet sein. Bislang reichte als Nachweis der Mietvertrag. Das ist künftig nicht mehr der Fall, wenn zur Umsatzsteuer optiert wurde.
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Grundsätzlich beginnt die Pflicht mit dem 01.01.2025. Da der Umstellungsaufwand jedoch erwartungsgemäß recht hoch sein wird, gibt es Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können somit die Rechnungen zwischen zwei Unternehmern weiterhin im Papierformat ausgetauscht werden. Ebenso werden elektronische Rechnungen, welche nicht dem neusten Format entsprechen, nicht bemängelt. Als Rechnungssteller benötigt man jedoch die Erlaubnis des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2027 bleiben die Voraussetzungen wie bereits zuvor erwähnt gleich. Zusätzlich darf jedoch der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers nicht höher als 800.000 EUR sein.
Ab 2028 muss die E-Rechnung dann zwangsläufig korrekt erstellt werden. Der Gesetzgeber würde demnach rechtzeitig die EU-Vorgabe erfüllen.
Rechnungsempfänger müssen jedoch schon ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen.
Kleinbetragsrechnungen sind von den Regelungen zur E-Rechnung übrigens ausgenommen und können weiterhin in Papierform übermittelt werden.
Fazit
An der E-Rechnung wird in Zukunft kein Weg vorbeiführen. Ganz egal, ob Steuerberater oder Unternehmer – alle werden sich mit dem Thema befassen müssen. Da davon auszugehen ist, dass die Umstellungsprozesse nicht so schnell wie geplant laufen werden, sollte man sich bereits frühzeitig mit dem Thema elektronische Rechnung auseinandersetzen und entsprechende Schulungen für die Mitarbeiter organisieren. Im Umkehrschluss werden wohl die meisten von einer deutlich effizienteren Rechnungsbearbeitung profitieren und so in Zukunft aufgrund der E-Rechnung Einsparpotenziale heben.
