Neufassung des Arbeitszeitgesetzes
Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder feste Arbeitszeit – die Möglichkeiten zu Regelungen der Arbeitszeiten im betrieblichen Alltag sind sehr vielfältig. Nicht immer wird dabei die Arbeitszeit zuverlässig dokumentiert. Gerade bei Festlohnempfängern haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer häufig darauf verzichtet, sodass Überstunden mitunter ungewürdigt blieben. Der Gesetzgeber plant durch eine Neuerung des Arbeitszeitengesetzes mehr Transparenz zu schaffen und somit Arbeitnehmern die Verwendung von hart erarbeiteten Überstunden zu ermöglichen. Alles Wissenswerte zu diesem Thema lesen Sie hier.
Warum ist eine zuverlässige Zeiterfassung sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer wichtig?
Was im ersten Moment ausschließlich nach einem Vorteil für die Arbeitnehmer klingt, ist bei genauerer Betrachtung auch für die Arbeitgeber relevant. Gerade in Branchen, in denen Überstunden zur Tagesordnung gehören und keine Zeitaufzeichnung stattfindet, kann es zu Verstößen gegen das Mindestlohngesetz kommen. Diese Verstöße werden unter Umständen bei Sozialversicherungsprüfungen aufgedeckt und führen dann für den Arbeitgeber zu hohen Bußgeldern und Nachzahlungen.
Wie ist die Zeit laut Arbeitszeitgesetz zu erfassen?
Die Arbeitszeit ist gemäß dem Gesetzentwurf seit September 2022 für alle Arbeitnehmer ab sofort zu erfassen. Von dieser Regelung ausgenommen sind leitende Angestellte. Die Arbeitszeit soll laut Entwurf täglich und in Echtzeit elektronisch erfasst werden. Verpflichtende Angaben laut Arbeitszeitgesetz sind dabei Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Dies gilt ebenso für Arbeitsverhältnisse mit Vertrauensarbeitszeit, sowie für Angestellte im Homeoffice. Am einfachsten geschieht die Zeiterfassung über ein entsprechendes Zeiterfassungssystem. Laut Referentenentwurf ist aber auch die Erfassung über ein handelsübliches Tabellenkalkulationsprogramm möglich.
Der Arbeitgeber ist dabei nicht verpflichtet, selbst die Arbeitszeit zu erfassen, sondern kann diese Aufgabe an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen delegieren. Laut Arbeitszeitgesetz bleibt der Arbeitgeber jedoch verantwortlich für die Richtigkeit und die fristmäßig korrekte Erfassung der Zeiten.
Der Arbeitgeber muss zudem sicherstellen, dass die geltenden Regelungen des Arbeitszeitgesetzes und gesetzliche Ruhezeiten korrekt eingehalten werden.
Was sind die Unterschiede zwischen dem neuen Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohngesetz?
Beide Gesetze regeln Pflichten zur Arbeitszeiterfassung. Reicht es bisweilen laut Mindestlohngesetz die Arbeitszeiten am siebten Tag nach der erbrachten Leistung zu erfassen, muss laut dem Arbeitszeitgesetz die Erfassung sofort am Tage der Leistung erfolgen. Eine Harmonisierung der Gesetze erfolgte hierbei nicht. Ebenso reichen laut Mindestlohngesetz Aufzeichnungen in einfacher Schriftform. Eine digitale Lösung ist hier nicht vorgeschrieben.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen zu den Arbeitszeiten müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Abweichungen hieraus ergeben sich aus eventuell bestehenden tarifvertraglichen Regelungen. Ausnahmsweise kann durch Tarifverträge auch geregelt werden, dass die Aufzeichnung erst am siebten Tage nach Leistungserbringung erfolgt, sodass dann eine Harmonisierung mit dem Mindestlohngesetz hergestellt wäre.
Welche Strafen drohen bei Nichtbeachtung der Aufzeichnungspflichten?
Der neue Gesetzentwurf sieht bei Nichtbeachtung der Vorgaben ein Bußgeld von bis zu 30.000 EUR vor. Die Strafen sind bewusst hoch gewählt, um den Arbeitgebern eine entsprechende Motivation zur Durchführung zu bieten. Dennoch müssen Arbeitgeber jetzt nicht in Panik verfallen. Fachkundige Hilfe können sich die Arbeitgeber bei Ihrem Steuerberater holen. Diese sind geschult und können Hilfe bei der Auswahl von passenden Programmen bieten. Zudem gelten Übergangsfristen, welche sich an der Größe des Betriebes bemessen. Grundsätzlich werden die Regelungen ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes wirksam. Für Betriebe mit weniger als 250 Arbeitnehmenden verlängert sich die Frist auf 2 Jahre. Arbeitnehmer mit maximal 50 Arbeitnehmern haben bis zu 5 Jahre Zeit, um die Vorgaben umzusetzen.
Fazit zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes
Insgesamt werden sich alle Arbeitgeber mit den Neuerungen im Arbeitszeitgesetz beschäftigen müssen. Dennoch haben Studien ergeben, dass bereits 90 Prozent der mittelständischen Betriebe bereits ein den Anforderungen entsprechendes Arbeitszeiterfassungssystem nutzen. Wenn sich Arbeitgeber unsicher sind, sollten sie ihren Steuerberater ansprechen. Ein versierter Steuerberater kann bei der Umsetzung der Regelungen aktiv unterstützen und wertvolle Tipps geben. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass hohe Bußgelder vermieden werden. Arbeitnehmer profitieren von dieser Regelung, wenn bislang keine Zeitaufzeichnungen geführt wurden. Überstunden lassen sich mit den Neuerungen im Arbeitszeitgesetz besser nachvollziehen.
