Vorlage von E-Mail-Korrespondenz bzw. eines Gesamtjournals – Befugnisse der Finanzverwaltung
Viele Selbstständige und Unternehmer werden es kennen: alle paar Jahre flattert ein Brief ins Haus und das Finanzamt möchte eine Betriebsprüfung durchführen. Was für viele im ersten Moment ein Schock ist, ist jedoch nichts anderes als eine der originären Aufgaben des Finanzamtes, welches die gerechte Besteuerung aller Steuerpflichtigen sicherzustellen hat. Hierzu müssen mitunter die Sachverhalte des Jahresabschlusses mit der Realität abgeglichen werden. Doch welche Unterlagen muss der Steuerpflichtige überhaupt vorlegen? Wir geben hier Aufschluss darüber.
Was ist der Sinn und Zweck von Betriebsprüfungen?
Betriebsprüfungen dienen dem Finanzamt dazu, die tatsächlichen Geschäfte eines Steuerpflichtigen zu überprüfen. Dabei wird dann auch geprüft, ob Steuern korrekt ermittelt und abgeführt wurden. Hierbei gibt es zu beachten, dass eine Korrektur immer in beiden Richtungen möglich ist. Das bedeutet, dass es für den Steuerpflichtigen sowohl zu Nachzahlungen als auch zu Erstattungen kommen kann.
Häufig kann eine Prüfung nicht alleine vom Schreibtisch ausgeführt werden, sodass Prüfer regelmäßig die zu prüfenden Betriebe aufsuchen und dort Akteneinsicht verlangen. Tatsächlich hat das Finanzamt in diesem Punkt sehr viele Befugnisse und kann viele Geschäftspapiere einsehen. Hierzu zählen unter anderem Kontoauszüge, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen. Doch auch Lieferscheine und dergleichen können für das Finanzamt interessante Informationen hervorbringen.
Betriebsprüfungen können in verschiedenen Formen stattfinden, da diese entweder den ganzen Betrieb prüfen oder nur einzelne Steuerarten. Je nach Umfang der Prüfung dauert die Betriebsprüfung länger oder kürzer.
Welche Handelsbriefe müssen vorgelegt werden?
Grundsätzlich müssen Steuerpflichtige die bereits zuvor genannten Unterlagen vorlegen, wenn diese einem Handelsgeschäft zugehörig sind. Für die meisten Steuerpflichtigen wird das noch plausibel sein. Es gibt jedoch auch Fälle, wo das Finanzamt noch wesentlich mehr Unterlagen einsehen möchte. Man sollte hier nicht immer dem Finanzamt vertrauen und verschiedene Anforderungen kritisch hinterfragen. Auch wenn man selbst als Unternehmer der Meinung ist, dass man nichts zu verbergen hat und man sein Unternehmen mit bestem Wissen und Gewissen führt, so kann man doch nicht immer sicher sein, ob einzelne Schriftstücke nicht dennoch Fragen beim Prüfer aufwerfen.
Da viele Prüflinge die Anforderungen hinterfragen, gibt es nun bereits mehrere Gerichtsverfahren, bei denen der Steuerpflichtige davon ausging, dass das Finanzamt zu viele Handelsbriefe haben wollte, die teilweise in gar keinem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen. Im aktuellen Fall forderte das Finanzamt von der Klägerin gemäß Paragraf 147 Absatz 1 Nummer 2 und 3 sämtliche Eingangs- und Ausgangsschreiben an die Kunden, sowie alle versendeten E-Mails in einem Journal. Das Finanzgericht in Hamburg entschied, dass die Verpflichtung zur Vorlage nur dann bestehen würde, wenn die Unterlagen auch aufgehoben werden müssen. Grundsätzlich können somit auch E-Mails sogenannte Handelsbriefe sein, da diese häufig einem Handelsgeschäft zugehörig sind. Dies muss definitionsgemäß auch so sein.
Exkurs: Welche Handelsbriefe müssen aufbewahrt werden?
Per Definition müssen solche Papiere aufbewahrt werden, die zur Erfüllung eines Rechtsgeschäfts beitragen und zur Auftragserfüllung dienen. Die Zuordnung zu einem Handelsgeschäft muss durch den Handelsbrief klar erkennbar sein. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Handelsbrief zur Durchführung, Vorbereitung oder Bekanntmachung eines Geschäfts da ist. Man kann somit schon sehen, dass das Feld der benötigten Handelsbriefe recht weit gefasst ist.
Muss ein Gesamtjournal des E-Mailverkehrs vorgelegt werden?
Das Finanzamt hat grundsätzlich erstmal keinen Anspruch auf die Vorlage eines Gesamtjournals der E-Mails. Vielmehr kann das Finanzamt nur ein Journal mit den E-Mails verlangen, das die relevanten Handelsbriefe enthält. Die Anforderung in diesem speziellen Fall war somit falsch und rechtswidrig. Steuerpflichtige sollten bei Unklarheiten zu den Aufbewahrungsfristen einen Steuerberater konsultieren. Dieser gibt wertvolle Hilfestellungen und kann die Aufbewahrungspflichten differenziert darlegen.
Fazit
Bei Unklarheiten sollte man als Steuerpflichtiger unbedingt einen Steuerberater aufsuchen. Dieser gibt Hilfestellungen bei der Zusammenstellung der benötigten Unterlagen und kann im Blick behalten, dass nicht rechtswidrig zu viele Handelsbriefe angefordert werden. Die Vorlage eines E-Mail-Journals kann auch nicht nach Paragrafen 200 Abgabenordnung, also die ordnungsgemäße Buchführung herbeigeführt werden.
