Führung einer PC-Kasse ohne festes Zuordnungskriterium – Schätzung rechtmäßig
Im Rahmen der Kassenverwaltung ist die Einführung der E-Rechnung so gut wie sicher. Bereits jetzt ist die Nutzung von Aufzeichnungen mit sogenannten Z-Bons (Tagesendsummenbons) in der Gastronomie üblich. In dieser Konstellation ist je nach Software und Sortierung in bestimmten Fällen eine Schätzung erforderlich. Mit einem Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts gibt es nunmehr wichtige Fakten, die wir Ihnen im Detail erläutern.
Was ist die Ausgangslage?
Grundsätzlich ist das ordentliche Führen der Kasse in jedem Wirtschaftszweig Grundlage für eine transparente und korrekte Buchhaltung. Bei Fehlern in der Buchführung besteht das Risiko von steuerlichen Strafverfahren für das betreffende Unternehmen. Je nach Konstellation sind strafrechtliche Folgen nicht ausgeschlossen. Bei der Umsortierung von Einzelaufzeichnungen in den Endsummenbons des Tages war bisher nicht klar, ob weiterhin eine ordnungsgemäße Kassenführung gewährleistet ist.
Welche Konstellation lag der gegenwärtigen Rechtsprechung zugrunde?
Als Kläger trat ein Restaurantbetreiber auf, der die wesentlichen Umsätze durch Bargeldzahlungen erzielte. Der Inhaber nutze eine elektronische Kasse von dem Unternehmen Vectron in Verbindung mit einer computergestützten Kasse mit der Software Addipos. Die Aufzeichnungen über die jeweiligen Tagesumsätze nahm der Inhaber in Form von handschriftlichen Bestandsrechnungen vor. Die finalen Berichte erstellte die Frau des Inhabers ohne einen Abgleich zwischen dem Bestand in der Kasse nach dem Kassenbericht und dem realen Bargeldbestand. Im Rahmen der finalen Abrechnung und Steuererklärung über den Steuerberater kam es zu Unstimmigkeiten, sodass zum Beispiel einzelne Daten eines Tages in den Bons und den Bestandsberechnungen auf zwei Tage aufgeteilt worden seien. Der Kläger forderte im Rahmen der Steuererklärung, dass eine Schätzung vom Finanzgericht auf Basis der Richtwerte entsprechend der amtlichen Richtsatzsammlung unter Berücksichtigung der unternehmenseigenen Besonderheiten akzeptiert werde. Die Begründung lag in der fehlenden Nachvollziehbarkeit, ob es sich um einen Softwarefehler handelt.
Zu welchem Urteil kam das Finanzgericht?
In dem Urteil in Bezug auf die Schätzung stellte das Finanzgericht fest, dass der Kläger die Kasse nicht täglich physisch gezählt hatte und dies darüber hinaus nicht in täglichen Kassenberichten dokumentierte. Es wurde zwischen den von den Service-Kräften genutzten Portemonnaies und der von dem Kläger geführten Kasse unterschieden. Die Tageseinnahmen wurden von den Service-Kräften täglich abgerechnet und dem Kläger übergeben. Unabhängig davon zählte der Kläger seine verwahrten Bargelder nicht täglich, obwohl er dies hätte tun müssen. Die verwendete Registrierkasse des Klägers erstellte keine detaillierten Aufzeichnungen oder diese wurden innerhalb weniger Tage überschrieben. Der Kläger konnte keine Einzelaufzeichnungen für den Streitzeitraum vorlegen, was bedeutet, dass seine Kassenführung den Anforderungen nicht genügte.
Welche weiteren Auswirkungen hat das Urteil in Bezug auf die Schätzung und für die Steuerberater?
Zusammenfassend ergibt es sich für die gesamte Branche aus dieser Rechtsprechung eine neue Konstellation. Das Finanzgericht stellte fest, dass die Erstellung der Tagesendsummenbons nach einer späteren, programmseitigen Neuanordnung beziehungsweise Sortierung der einzelnen Daten mit der Löschung der Datensatznummer zu einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung führt. Liegt dieser Sachverhalt vor, besteht grundsätzlich eine Schätzungsbefugnis.
Warum ist dieses Urteil so wichtig für Unternehmen in der Gastronomie?
Für Inhaber von Gaststätten, Restaurants oder ähnlichen Betrieben ist das Urteil zur Schätzung vor dem Hintergrund der steigenden Anforderungen an die E-Bons sehr wichtig. Mit einer Schätzung sind die nicht exakt nachweisbaren Einnahmen bei einer Steuerprüfung gegebenenfalls hinfällig, sodass die Nachweisbarkeit mit der richtigen Software von zentraler Bedeutung ist. Sind die Einnahmen nicht richtig verbucht und muss hier nachgesteuert werden, besteht ein großes Risiko, dass sich die Umsätze reduzieren oder aufgrund der Schätzung deutlich höhere Steuern anfallen. Eine Beratung durch einen Steuerberater aufgrund des Urteils und der möglichen Schätzung des Finanzgerichts ist ratsam.
Was bedeutet das Urteil in Bezug auf die richtige Kassensoftware?
Die Auswahl der richtigen Software für die Verwaltung der Kasseneinnahmen reduziert ebenfalls die Wahrscheinlichkeit einer Steuernachzahlung. Das tagesaktuelle Verbuchen mit der korrekten Zuordnung der Kriterien zu den Umsätzen sorgt für eine nachvollziehbare Buchhaltung, ohne dass eine Schätzung erforderlich ist. Im Idealfall wählt der Betreiber der gastronomischen Einrichtung eine Software, die sich automatisch direkt zwischen den verschiedenen Geräten aktualisiert, unabhängig wer die Einnahmen verbucht.
Welche weiteren rechtlichen Parameter spielen bei der Schätzung eine Rolle?
Entsprechend Paragraf 162 Absatz 1 der Abgabenordnung ist das Finanzgericht in der Lage, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, wenn diese nicht zu ermitteln oder zu berechnen ist. In diesem Fall sind alle relevanten Umstände zu berücksichtigen, die für eine faire Schätzung relevant sind. Eine Schätzung ist nach dem zweiten Asbsatz des oben genannten Paragrafen der Abgabenordnung angebracht, sofern der Steuerpflichtige die Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann.
