Die E-Rechnung kommt

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist seit geraumer Zeit in der öffentlichen Diskussion. Nach einer aktuellen Entscheidung und auf Basis des Koalitionsvertrages erfolgt die Einführung der E-Rechnung in einem Stufenplan, der bereits 2025 startet. Wir erläutern Ihnen die wesentlichen Anpassungen und die Auswirkungen auf ein digitales Steuerbüro.

Was ist die Grundlage für die Einführung der elektronischen Rechnung?

Die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 (BGBl I 2024 Nummer 108) war die Grundlage für die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung. Mit dieser Einführung hat der Gesetzgeber in Deutschland die Einführung der E-Rechnung beschlossen und folgt damit dem Beispiel anderer Staaten innerhalb und außerhalb der Europäischen Union. Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der Europäischen Kommission ist ergänzend dazu ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer vorgesehen, welches auf den Daten der E-Rechnung basieren soll. Als Vorbereitung auf dieses Meldesystem wurde zunächst die E-Rechnung eingeführt. Im nächsten Schritt sollen sowohl nationale als auch EU-weite Meldesysteme entwickelt werden. Die EU plant, dieses Meldesystem bis 2028 umzusetzen, wobei inzwischen eine Verzögerung auf 2030 oder sogar 2032 im Gespräch ist.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bei einer E-Rechnung handelt es sich zukünftig um ein festgelegtes, strukturiertes und elektronisches Datenformat gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931. Diese digitale Rechnung muss erstellt, übermittelt und empfangen werden, sodass eine automatisierte Verarbeitung der Rechnung sichergestellt ist. Dabei sind Formate wie PDF oder JPEG-Dateien zwar für die digitale Darstellung geeignet, erfüllen jedoch nicht die erforderlichen Eigenschaften in Bezug auf die elektronische Verarbeitung, da sie nicht dem genannten Standard entsprechen. Das vorgeschriebene Datenformat muss zwingend den europäischen Vorgaben für elektronische Rechnungen sowie den notwendigen Syntaxen gemäß der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Aktuell erfüllen beispielsweise die XRechnung, die bereits im öffentlichen Beschaffungswesen genutzt wird, sowie das hybride ZUGFeRD-Format, das PDF- und XML-Daten kombiniert, diese Anforderungen. Mit DATEV lassen sich die Anforderungen für ein digitales Steuerbüro erfüllen.

In welchen Schritten erfolgt die Einführung der elektronischen Rechnungen konkret in Deutschland?

Für die E-Rechnung ist aufgrund einiger Verschiebungen noch nicht ganz klar, wann die Verpflichtung für alle Unternehmen eingeführt wird. Voraussichtlich ab 2028 werden neben dem Start 2025 weitere Unternehmen in die Nutzung der E-Rechnungen verpflichtend eingebunden, da dann das vorgeschriebene Meldesystem je nach Transaktion realisiert wird. Aufgrund der Vorgaben der Europäischen Union ist Deutschland verpflichtet, ein umfassendes Meldesystem für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen einzuführen, wobei die Nutzung der E-Rechnung verpflichtend wird.

In dem aktuellen zeitlichen Stufenplan sind folgende Meilensteine fixiert:

• Ab 2025 müssen alle Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
• Ab 2025 sind Unternehmer zudem verpflichtet, für bestimmte Ausgangsumsätze E-Rechnungen auszustellen. Um den Übergang zu erleichtern, gibt es in dieser Konstellation Übergangsfristen, die je nach Umsatz greifen.
• Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ausschließlich elektronische Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen.
• Ab Januar 2028 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, die dann ebenfalls nur noch elektronische Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen dürfen.

Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnung?

Grundsätzlich ist das Ziel, möglichst viele Rechnungen in elektronischer Form gemäß den oben genannten Vorgaben abzubilden. Daher ist die Anzahl an Ausnahmeregelungen in dieser Konstellation vergleichsweise gering. Ausgenommen von dieser Regelung sind Rechnungen mit kleinen Beträgen, die weniger als 251 Euro abbilden. Weiterhin sind Fahrausweise und Umsätze nach Paragraf 4, Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes von der neuen Regelung der E-Rechnung ausgenommen.

Für Selbstständige oder kleine Unternehmen gibt es keine ergänzenden Ausnahmen, sodass auch in diesen Fällen die Einführung der E-Rechnung greift.

Warum ist die Einführung der E-Rechnung für die Unternehmen wichtig?

In Bezug auf steuerliche Aspekte und zur Vermeidung von Gebühren sollten sich die Unternehmen möglichst kurzfristig mit dieser Thematik beschäftigen. Oftmals ist eine Anpassung der Software, beispielsweise mit DATEV, erforderlich, um die Anforderungen zu erfüllen. Da diese Einführung in vielen Konstellation mit der Anpassung der Prozesse und diversen Schulungen von Mitarbeitern einhergeht, ist diese Umstellung nicht zu unterschätzen. Gern beraten wir Sie hinsichtlich steuerlicher Fragen in diesem Zusammenhang.

Welche weiteren Schritte folgen nach der Einführung der E-Rechnung?

Die Initiative der Europäischen Kommission, „VAT in the Digital Age„, erhöht nach der Einführung der E-Rechnung die Anforderungen im Hinblick auf das geplante zentrale Meldesystem. Dabei soll es unter anderem eine verpflichtende E-Rechnung für die Umsätze zwischen Unternehmen im B2B-Bereich geben. Ergänzend dazu soll künftig eine Frist greifen, sodass die elektronische Rechnung spätestens zwei Tage nach der Leistungserbringung erstellt wird. Weitere Aspekte wie erweiterte und verpflichtende Angaben innerhalb der Rechnung befinden sich derzeit noch in der Diskussion.