Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen
Die steuerlichen Aspekte rund um Betriebsveranstaltungen und die möglichen Freibeträge sind regelmäßig Inhalt aktueller Rechtsprechungen und haben teilweise große Auswirkungen auf die Unternehmen. Welcher Freibetrag gilt, wenn ein Unternehmen eine betrieblich veranlasste Veranstaltung ansetzt? Handelt es sich bei Betriebsveranstaltungen generell um steuerpflichtige Zuwendungen? Bis wann muss eine Überschreitung des Freibetrages abgerechnet werden? Diese und weitere Aspekte wurden in einer jüngsten Rechtsprechung betrachtet. Wir erläutern Ihnen die wichtigsten steuerlichen Parameter in dieser Konstellation.
Was ist eine Betriebsveranstaltung und welche finanziellen Aspekte sind grundsätzlich bekannt?
Unabhängig von der aktuellen Rechtsprechung gibt es im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen bereits vielfältige Entscheidungen beziehungsweise rechtliche Bestimmungen, die wir Ihnen in Kurzform erläutern.
Bei einer Betriebsveranstaltung handelt es sich um eine Veranstaltung, die vom Arbeitgeber für seine Mitarbeiter organisiert wird. Dazu zählen beispielsweise ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier. Im Zusammenhang mit solchen Veranstaltungen können Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter, wie Kosten für Essen, Getränke, Raummiete und Unterhaltung, unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Die wichtigsten Bedingungen für diese Steuerfreiheit sind der Freibetrag, die Offenheit an der Teilnahme sowie die Höchstzahl dieser betrieblich veranlassten Veranstaltungen.
Die gesamten Zuwendungen pro Betriebsveranstaltung und pro teilnehmendem Mitarbeiter dürfen 110 Euro nicht überschreiten. Dieser Betrag kann sich erhöhen, wenn der Mitarbeiter eine Begleitperson mitbringt und die Kosten anteilig aufgeteilt werden. Weiterhin dürfen im Jahr maximal zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt werden und die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern des Betriebs oder eines Betriebsteils zugänglich sein.
Was passiert, wenn diese Voraussetzungen zu den Betriebsveranstaltungen nicht erfüllt sind?
Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, muss der Arbeitgeber den überschüssigen Betrag, der die 110 Euro übersteigt, pauschal mit 25 % Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag versteuern. Dies gilt auch für zusätzliche Kosten, die den Freibetrag überschreiten. Bei Veranstaltungen, die nur für einen begrenzten Teilnehmerkreis wie Vorstände oder Führungskräfte vorgesehen sind, war lange unklar, ob auch hier eine pauschale Versteuerung möglich ist, falls steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht. In einem Urteil des Bundesfinanzhofs wurde dazu entschieden, dass eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter ausreicht, um zumindest die pauschale Besteuerung in Betracht zu ziehen.
Um welche konkrete Konstellation ging es in der neuerlichen Rechtsprechung bezüglich der steuerpflichtigen Zuwendungen?
Nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 des Einkommenssteuergesetzes, kann der Arbeitgeber die Zuwendungen im Rahmen der Abrechnung pauschal mit 25 % versteuern, was zugleich zur Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen führt. Es war jedoch unklar, bis wann diese Pauschalbesteuerung abgeschlossen sein muss, um die Sozialversicherungsfreiheit sicherzustellen. Die Zuwendungen gelten nur dann als sozialversicherungsfrei, wenn sie entweder mit der Entgeltabrechnung für den entsprechenden Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei bleiben oder pauschal versteuert werden.
Da es in der Betriebspraxis schwierig ist, diese Frist exakt einzuhalten, haben die Organisationen der Sozialversicherung in einem Abstimmungsergebnis aus dem Jahr 2016 klargestellt, dass die Pauschalbesteuerung bis spätestens Ende Februar des folgenden Jahres abgeschlossen sein muss, und die entsprechenden Steuern bis zu diesem Zeitpunkt an das Finanzamt gezahlt werden sollten. In diesem konkreten Fall hatte gegen diese Entscheidung ein Unternehmen geklagt, welches erst im März des folgenden Jahres die pauschale Besteuerung vorgenommen hatte.
Welchen Verlauf nahm die Urteilsfindung in Bezug auf die Betriebsveranstaltungen?
Das klagende Unternehmen erhielt zunächst Recht. Das Landessozialgericht Niedersachsen-Bremen (Aktenzeichen L 12 BA 3/20) urteilte, dass die Frist auch noch zulässig sei. Allerdings wurde wegen der grundsätzlichen Bedeutung die Revision zugelassen. Das Bundessozialgericht hob die Vorentscheidung des Landessozialgerichts auf (Aktenzeichen B 12 BA 3/22 R) und bestätigte die Ansicht des zuständigen Rentenversicherers. Nach Ansicht des Bundessozialgerichts kommt es in erster Linie darauf an, dass die Pauschalbesteuerung mit der Abrechnung des Entgeltes für den betreffenden Zeitraum erfolgt. Im Gegensatz zum Recht bezüglich der Lohnsteuern muss für das Sozialversicherungsrecht in Bezug auf die Beitragsfreiheit im Monat des Zuflusses des Arbeitsentgelts entschieden werden und die Pauschalbesteuerung mit 25 % gemäß dem Besprechungsergebnis vom 20.04.2016 bis spätestens Ende Februar des Folgejahres auch tatsächlich erfolgt sein. Somit war die pauschale Besteuerung aufgrund der versäumten Frist nicht rechtens.
Warum ist dieses Urteil wichtig für die Unternehmen?
Nach der nunmehr erfolgten Rechtsprechung in diesem aktuellen Urteil ist für alle Beteiligten klar fixiert, dass keine längere Frist als bis Ende Februar des Folgemonats rechtmäßig ist. Will der Arbeitgeber die nachträgliche Inanspruchnahme für Beiträge zur Sozialversicherung vermeiden, muss künftig die rechtzeitige Pauschalbesteuerung mit 25 % sichergestellt werden. Um diese Kosten zu vermeiden, ist eine fristgerechte Abgabe entscheidend, da sonst für das Unternehmen und den betroffenen Mitarbeiter
finanzielle Nachteile entstehen.
In dieser Konstellation kommt auch eine Pauschalbesteuerung zunächst auf Schätzbasis infrage, bis die endgültigen Kosten der Betriebsfeier final feststehen.
