Bewirtung eigener Arbeitnehmer – „Geschäftliche“ Veranlassung von Bewirtungskosten?
Im Rahmen eines aktuellen Urteils ging es um die geschäftliche Veranlassung von Bewirtungskosten und inwiefern diese als Bewirtungsaufwand zählen. Für die Unternehmen ist diese Konstellation relevant, da diese auch Auswirkungen auf die Steuerberatung hat. Wir erläutern Ihnen die wesentlichen Fakten rund um das aktuelle Urteil und erklären dabei weitere steuerliche Parameter im Zusammenhang der Bewirtungskosten.
Was sind Bewirtungskosten und wann entstehen diese?
Im Rahmen der dienstlichen Tätigkeiten kommt es häufig zu der Konstellation, dass im geschäftlichen Ausgaben für gemeinsame Bewirtungen entstehen. Dabei ist zu unterscheiden, ob lediglich die eigenen Mitarbeiter oder auch Externe, beispielsweise Kunden und Vertriebspartner, bewirtet werden. Wenn ein Arbeitgeber seine eigenen Mitarbeiter bewirtet, ist dies rechtliche betrachtet eine betriebliche Bewirtung, bei der die Kosten vollständig, zu 100 %, abgesetzt werden können. Für die Bewirtung der eigenen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, wie bei internen Schulungen, Weihnachtsfeiern oder anderen Betriebsfesten, lassen sich die Kosten demnach vollständig steuerlich absetzen.
Handelt es sich im Gegensatz dazu um eine Bewirtung, bei der auch nicht im Betrieb angestellte Mitarbeiter oder Kunden im Kontext geschäftlicher Beziehungen teilnehmen, sind die Ausgaben insgesamt nur zu maximal 70 % absetzbar.
Auf welcher Grundlage beruht diese Unterscheidung?
Sobald bei einer Bewirtung nicht ausschließlich Mitarbeiter des bewirtenden Unternehmens anwesend sind, fällt diese in den Geltungsbereich von Paragraf 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 des Einkommenssteuergesetzes. Der Gesetzgeber hat mit der Regelung zur Einschränkung der Abziehbarkeit von Bewirtungskosten bei geschäftlichen Anlässen beabsichtigt, dass nur Bewirtungen, bei denen ausschließlich interne Mitarbeiter des Unternehmens teilnehmen, vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
Welcher Sachverhalt lag der jüngsten Rechtsprechung in Bezug auf die geschäftliche Veranlassung zugrunde?
Die Streitfrage betrifft die steuerliche Behandlung der Cateringkosten zweier Kick-Off-Veranstaltungen aus den Jahren 2013 und 2014 sowie eines Betriebsjubiläums im Jahr 2015 der Klägerin. Diese Veranstaltungen wurden auf von der Klägerin betreuten Baustellen durchgeführt und beinhalteten Catering sowie andere Veranstaltungskosten. Die Klägerin hatte diese Ausgaben zunächst vollständig als Betriebsausgaben auf geschäftliche Veranlassung geltend gemacht. Der Prüfer stellte jedoch fest, dass die Cateringkosten aufgrund unzureichender Aufzeichnungen nicht abziehbar sind, da sie den Anforderungen des Paragraf 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 des Einkommenssteuergesetzes nicht entsprechen. Die Klägerin argumentiert, dass die Veranstaltungen primär dem geschäftlichen Austausch und der Werbung dienten, weshalb die Kosten nicht als Bewirtungskosten im steuerlichen Sinne betrachtet werden sollten.
Welchen weiteren Verlauf nahm die Urteilsfindung aus der aktuellen Rechtsprechung?
In dem aktuell verhandelten Streitfall beantragte das klagende Unternehmen eine Reduzierung der Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuermessbescheide für die Jahre 2013 bis 2015 um insgesamt 40.804 Euro, da unter anderem die Bewirtungskosten als geschäftliche Veranlassung für die oben genannten Veranstaltungen als Betriebsausgaben abgesetzt werden sollten. Der Beklagte wies diesen Antrag zurück und argumentierte, dass die Cateringkosten für die Veranstaltungen, bei denen ausschließlich eigene Mitarbeiter und Geschäftsführer der Klägerin anwesend waren, nicht als Betriebsausgaben abziehbar seien, da sie nicht die erforderlichen Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllten.
Das Gericht entschied, dass die Cateringkosten grundsätzlich als betrieblich veranlasste Aufwendungen anzusehen sind. Die Klägerin konnte jedoch nicht beweisen, dass die Veranstaltungen ausschließlich geschäftlichen Zwecken dienten und die gesetzlichen Anforderungen erfüllten. Es wurde festgestellt, dass die Veranstaltungen auch private Elemente enthielten, was die Einordnung als Betriebsausgabe beeinträchtigte. Daher wies das Gericht die Klage ab, da die Klägerin die erforderlichen Nachweise nicht erbringen konnte und die Bewirtungskosten den gesetzlichen Abzugsbeschränkungen unterlagen.
Welche weiteren steuerlichen Aspekte ergeben sich aus der aktuellen Urteilsfindung?
Das aktuelle Urteil stellt klar, dass ein „geschäftlicher Anlass“ ein engerer Begriff ist als eine „betriebliche Veranlassung“. Auch wenn Bewirtungskosten grundsätzlich betrieblich veranlasst sein können, bedeutet das nicht automatisch, dass sie immer in vollem Umfang abzugsfähig sind. Der geschäftliche Anlass, der für den steuerlichen Abzug relevant ist, umfasst insbesondere die Bewirtung von Geschäftspartnern, nicht aber von eigenen Arbeitnehmern.
Warum ist dieses Urteil für Unternehmen und die Steuerberatung wichtig?
Das Urteil in Bezug auf den Bewirtungsaufwand hebt hervor, dass die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten von strengen Nachweis- und Aufzeichnungspflichten abhängt. Insbesondere müssen die Kosten detailliert dokumentiert werden, um den geschäftlichen Anlass zu belegen. Fehlende oder unzureichende Aufzeichnungen können dazu führen, dass die Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden. Die Entscheidung verdeutlicht darüber hinaus, dass Aufwendungen für die Bewirtung von eigenen Mitarbeitern nicht die gleichen steuerlichen Abzugsmöglichkeiten haben wie Bewirtungskosten für externe Geschäftspartner oder Kunden. Dabei begründete das zuständige Finanzgericht Berlin-Brandenburg diese Entscheidung unter anderem damit, dass die Regelung insbesondere verhindern soll, dass die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für interne Veranstaltungen auf unbestimmte Weise ausgeweitet wird. Für die Unternehmen ist somit steuerlich klar, dass eine Dokumentation und vorherige steuerliche Betrachtung für den Bewirtungsaufwand von großer Relevanz ist.
