Neue Klarstellungen zur E-Rechnungspflicht: Was das BMF-Update vom 15.10.2025 für Unternehmen bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der neue Regelfall. In der Praxis zeigt sich allerdings schnell: Entscheidend ist nicht nur, „irgendwie digital“ zu fakturieren, sondern Rechnungen so zu erstellen, dass sie technisch korrekt, maschinell auslesbar und prozesssicher verarbeitet werden können.

Genau hier setzt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 an: Es ergänzt und präzisiert die bisherigen Vorgaben – insbesondere zu technischen Anforderungen, Formatfehlern und der Frage, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umzugehen ist. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte so zusammen, dass Sie als Unternehmen direkt ableiten können, was jetzt relevant ist.

Wann besteht überhaupt eine Rechnungspflicht – und damit regelmäßig auch E-Rechnung?

Grundsätzlich gilt: Sobald ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringt, kann er eine Rechnung ausstellen – in vielen Konstellationen ist er dazu auch verpflichtet. Typisch ist das vor allem bei Leistungen an:

• andere Unternehmer für deren Unternehmen (klassisches B2B)
• juristische Personen (auch wenn diese nicht Unternehmer sind)

Für die Praxis bedeutet das: Wenn Sie im B2B-Umfeld abrechnen, sollten Sie Ihre Prozesse so gestalten, dass die E-Rechnung nicht „Sonderfall“, sondern Standard ist.

Wichtig bleibt außerdem die Frist: Rechnungen sind regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung zu erstellen. Bei Anzahlungen läuft die Frist ab Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts. Diese Fristen sind ein klassischer Compliance-Punkt – auch (und gerade) in digitalen Workflows.

Was ist eine „echte“ E-Rechnung – und was zählt nicht?

Der zentrale Unterschied ist schnell erklärt: Eine E-Rechnung ist nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein per E-Mail versendetes PDF ist daher in der Regel keine E-Rechnung, wenn es nicht zusätzlich eine strukturierte Datenbasis enthält (z. B. XML).

In Deutschland werden hierfür vor allem folgende Formate genutzt:

• XRechnung
• ZUGFeRD (insbesondere EN-16931-konforme Profile)

Das Wichtigste aus dem Update: Formatfehler sind ein echter Risikofaktor

Viele Unternehmen unterschätzen, welche Folgen scheinbar „kleine“ technische Fehler haben können. Das BMF stellt mit dem Update vom 15.10.2025 klar, wie mit E-Rechnungen umzugehen ist, die technisch nicht den Vorgaben entsprechen.

Relevant wird das vor allem bei:

• falscher Syntax oder einem nicht zulässigen Profil
• unvollständigen Pflichtfeldern
• fehlender oder fehlerhafter Datenextraktion (die Rechnung kann nicht korrekt maschinell ausgelesen werden)

Konsequenz: Solche Dokumente werden nicht als gültige E-Rechnung anerkannt, sondern als „sonstige Rechnung“ behandelt. In der Praxis kann das zu Rückfragen, Verzögerungen im Rechnungslauf und unnötigen Prozessbrüchen führen. Je nach Einzelfall können daraus auch Risiken entstehen – etwa im Rahmen von Prüfungen oder bei der sauberen Dokumentation des Vorsteuerabzugs.

Aconax-Empfehlung aus der Praxis: Setzen Sie auf eine klare Validierung vor dem Versand und definieren Sie intern einen festen Prozess, wie mit fehlerhaften eingehenden E-Rechnungen umgegangen wird (z. B. Ablehnung/Retour, Korrekturworkflow, Zuständigkeiten).

Häufig übersehen: E-Rechnungspflicht betrifft auch Gutschriften

Ein Punkt, der in vielen Branchen besonders wichtig ist: Die Pflicht zur Verwendung strukturierter E-Rechnungen gilt nicht nur für klassische Ausgangsrechnungen, sondern auch für Gutschriften, wenn diese umsatzsteuerlich als Rechnung gelten.

Das betrifft u. a. Unternehmen, die mit Gutschriftverfahren arbeiten – etwa in:

• Handel und Plattform-Geschäft
• Bau/Handwerk
• Vermittlungs- und Provisionsmodellen

Wenn das bei Ihnen relevant ist, sollten Ihre Prozesse sicherstellen, dass auch Gutschriften in einem zulässigen strukturierten Format (XRechnung/ZUGFeRD) erstellt werden.

Ausnahmen: Wann weiterhin „sonstige Rechnungen“ möglich sind

Das BMF bestätigt bzw. konkretisiert Fälle, in denen weiterhin abweichend abgerechnet werden darf. Dazu zählen insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Rechnungen von Kleinunternehmern
• Fahrausweise für Personenbeförderung

Diese Dokumente können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ ausgestellt und übermittelt werden.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

Damit die E-Rechnungspflicht nicht zu Reibungsverlusten im Tagesgeschäft führt, sollten Sie die Umstellung als strukturiertes Projekt behandeln. Bewährt haben sich insbesondere folgende Schritte:

• Empfang sicherstellen: technisch und organisatorisch, inklusive klarer Zuständigkeiten
• Formatstandard festlegen: XRechnung/ZUGFeRD-Profil und sauberes Mapping im ERP/Buchhaltungstool
• Validierung etablieren: vor Versand und beim Eingang (Pflichtfelder, Profil, Auslesbarkeit)
• Gutschriftprozesse prüfen: falls relevant, E-Rechnungspflicht konsequent umsetzen
• Archivierung & Dokumentation: strukturierte Bestandteile revisionssicher speichern, Prozesse dokumentieren
• Mitarbeitende schulen: klare Regeln, wann abgelehnt wird und wie Korrekturen laufen

Unterstützung durch Aconax

Die E-Rechnung ist in der Umsetzung selten „nur IT“. In der Praxis geht es vor allem um Prozesssicherheit, Datenqualität, Verantwortlichkeiten und eine saubere Dokumentation, damit der Rechnungslauf stabil bleibt – auch bei Rückfragen, Abweichungen oder Prüfungen.

Wenn Sie möchten, prüfen wir gemeinsam:

• ob Ihre Rechnungsprozesse bereits E-Rechnung-ready sind,
• wo typische Fehlerquellen liegen (Format, Mapping, Pflichtangaben, Workflow),
• und wie Sie den Umstieg pragmatisch und prüfungssicher aufsetzen.