Meldeverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme

Wer ist meldepflichtig?

Unternehmer aller Branchen, die elektronische Aufzeichnungssysteme oder vergleichbare Kassensysteme wie Waagen mit Registrierfunktion, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler einsetzen, müssen ihre Geräte ab 1. Januar 2025 dem Finanzamt melden. Die Pflicht trifft sowohl den Eigentümer als auch den Leasingnehmer oder Mieter, sofern er das System im Betrieb verwendet. Im Folgenden gehen wir näher auf die Auswirkungen auf die digitale Steuerberatung ein und erläutern Ihnen die wesentlichen Parameter in diesem Zusammenhang.

Was ist zu melden?

In Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme sind folgende Angaben für jede Betriebsstätte anzugeben:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art und Seriennummer des Systems
• Typ und Zertifikat der eingesetzten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Das Anschaffungs- oder Inbetriebnahmedatum, sowie bei Abmeldung das Datum und der Grund der Außerdienststellung, sind ebenfalls anzugeben.
Eine Sammelmeldung pro Standort („Brutto-Methode“) fasst in dieser Konstellation sämtliche Geräte einer Betriebsstätte zusammen und löst bei erfolgreicher Übermittlung ein ELSTER-Protokoll zur Verfahrensdokumentation aus.

Wann gelten welche Fristen?

Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme muss die Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgt sein. Wurden die System nach dem 30.Juni 2025 neu angeschaffte oder in Betrieb genommen, ist eine Meldung innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder der Inbetriebnahme notwendig. Außer Betrieb genommene Systeme bedürfen darüber hinaus einer Meldung binnen eines Monats nach der Außerdienststellung, insofern die Anschaffung bereits gemeldet war.

Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt eine Nichtbeanstandungsregelung bis 31. Dezember 2025. Wer diese in Anspruch nimmt, kann die Meldung bis dahin aussetzen.

Wie erfolgt die Übermittlung?

Für Unternehmen existieren drei mögliche Übertragungswege:

• die direkte Eingabe über Mein ELSTER und der Upload über das darin hinterlegte Webportal
• die ERiC-Schnittstelle zur automatisierten Datenlieferung über kompatible Softwarelösungen (DATEV-Kunden können beispielsweise das Modul „DATEV Kassenmeldung“ nutzen)
• andere Dienstleister-Schnittstellen: Viele Registrierkassen- und ERP-Anbieter bieten eigene Anbindungen an ELSTER an und sind ebenfalls rechtskonform

Jede validierte Meldung erzeugt in diesem Zusammenhang ein Protokoll, das zwingend als Nachweis aufzubewahren ist.

Warum wurde das Verfahren eingeführt?

Ziel der Einführung dieser Neuerung ist es, Manipulationsrisiken an digitalen Grundaufzeichnungen zu reduzieren und die Transparenz bei Bargeschäften zu erhöhen. Seit der Einführung von Paragraph 146a der Abgabenordnung müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter TSE geschützt sein. Mit dem Meldeverfahren erhält die Finanzverwaltung einen vollständigen Überblick über alle eingesetzten Geräte in Deutschland, sodass Missbrauch und Manipulation reduziert werden kann.

Welche Konsequenzen drohen bei Versäumnissen?

Unternehmer sind gemäß Paragraph 146a Absatz 4 der Abgabenordnung selbst für die termingerechte Anmeldung verantwortlich. Eine versäumte oder fehlerhafte Meldung kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einer höheren Risikoeinstufung oder Bußgeldandrohungen führen. Zudem gilt: Ohne rechtzeitige Meldung entfällt die Belegausgabepflicht im Sinne der Kassensicherheitsverordnung nicht und kann so weitere Beanstandungen nach sich ziehen.

Versäumt ein Betrieb die fristgerechte Mitteilung seiner elektronischen Aufzeichnungssysteme, kann das Finanzamt darüber hinaus bei einer Prüfung die Kassenaufzeichnungen als nicht ordnungsgemäß ablehnen. In der Praxis kann dies unter anderem zu folgenden Konstellationen führen:

• pauschale Schätzung der Umsätze
• Hinzurechnung fiktiver Einnahmen zum Gewinn
• Entfall des Vorsteuerabzugs für nicht belegte Ausgaben

Durch eine solche Nachschätzung steigen potenziell steuerliche Belastungen in Folgeperioden deutlich an und können die Liquidität strapazieren. Dahingehend ist eine Einhaltung der neuen Regularien aus steuerlicher Sicht zwingend erforderlich. Gern beraten wir Sie als erfahrener Steuerberater in diesem Zusammenhang individuell und bedarfsgerecht.

Welche Steuerarten sind von dieser Regelung betroffen?

Unternehmen müssen die Meldepflicht nicht nur für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer im Blick haben, sondern insbesondere auch für die Umsatzsteuer. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die vollständige Dokumentation aller Kassenvorgänge sind wesentliche Grundlage dafür, dass Vorsteuerabzug und Umsatzerfassung vom Finanzamt anerkannt werden.

Welche Auswirkungen hat das Meldeverfahren auf die Praxis auf die betroffenen Unternehmen?

Es gibt aus unserer Sicht verschiedene Auswirkungen, die von verschiedenen Parametern wie zum Beispiel die Rechtsform des Unternehmens, der Größe oder der Umsatzhöhe des Unternehmens abhängen. Dazu zähen unter anderem:

• Prozessanpassung: Einrichtung fester Abläufe und Verantwortlichkeiten, um Fristen sicher einzuhalten.
• IT-Updates: Implementierung von Schnittstellen zu ELSTER und Nachweissystemen für Seriennummern und TSE-Zertifikate, um eine Automatisierung der Übersendung der Daten zu gewährleisten und persönliche Fehler zu minimieren.
• Dokumentation: Aufbau eines Verfahrensdokumentations-Archivs für Übermittlungsprotokolle und Systembestandslisten, um nachweisbar die vollständige und rechtzeitige Übersendung zu dokumentieren.
• Schulung: Sensibilisierung von Personal, welches elektronische Aufzeichnungssystem bedient, sowie der IT-Abteilung hinsichtlich der Meldepflichten und technische Anforderungen.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Prozessaktualisierung minimiert Prüfungsrisiken und stellt sicher, dass Sie die digitalen Meldepflichten rechtskonform erfüllen.