Meldepflicht für Registrierkassen ab 2025
Ab dem 01. Januar 2025 tritt eine neue Regelung in Kraft, die Unternehmer dazu verpflichtet, ihre elektronischen Registrierkassen beim Finanzamt zu melden. Diese neue Vorschrift hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und deren Buchhaltungsprozesse. In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um die Meldepflicht und was Unternehmer dabei beachten müssen.
Warum gibt es eine Meldepflicht für Registrierkassen?
Das Finanzministerium des Bundes hat ein elektronisches Verfahrung zur Meldung über das ELSTER-Portal eingeführt, welches die Meldepflicht aktiviert. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Kassensystemen zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu verhindern.
Auf welcher gesetzlichen Grundlage beruht die Meldepflicht für Registrierkassen ab 2025?
Die Meldepflicht für Registrierkassen ab 2025 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) vom 22. Dezember 2016. Dieses Gesetz wurde durch die Einfügung von § 146a der Abgabenordnung (AO) ergänzt. Aufgrund der andauernden Arbeiten an einer elektronischen Meldemöglichkeit bei den Finanzverwaltungen konnte diese bereits im Jahr 2016 fixierte Regelung erst im Jahr 2024 finalisiert werden, sodass die Umsetzung ab dem 01.01.2025 greift. Ursprünglich war die Einführung im Jahr 2020 geplant, welche jedoch mehrfach verschoben werden musste.
Welche Informationen müssen Unternehmen im Rahmen der Meldepflicht für Registrierkassen übermitteln?
Alle betroffenen Unternehmer sind verpflichtet, folgende Informationen unabhängig von der Art der Beschaffung der Kassen zu übermitteln:
- Art des Kassensystems: Typ und Modell der Kasse.
- Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum: Datum, an dem die Kasse gekauft oder außer Betrieb genommen wurde.
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung: Details zur eingesetzten Sicherheitstechnologie.
Erfolgt die Übermittlung dieser Daten und Informationen, gibt es im Rahmen der Betriebsprüfung keine Probleme.
Wann müssen die Informationen übermittelt werden?
In Bezug auf die Meldepflicht für Registrierkassen gibt es zwei wesentliche Fristen, die zu beachten sind:
- Für vor dem 01. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Die Meldung muss bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgen.
- Für nach dem 01. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen.
Mit welchem Ziel wurde die Meldepflicht für Registrierkassen eingeführt?
Die Zielsetzung der neu geregelten Meldepflicht für Registrierkassen ist es, die Möglichkeiten der Steuerhinterziehung bei Barzahlungen zu reduzieren und auf ein Minimum zu senken, im Bestfall gänzlich abzuschaffen. Die technischen Sicherheitseinrichtungen in den Registrierkassen sollen in dieser Konstellation sicherstellen, dass alle Kassenvorgänge vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden und es keine nachträglichen Anpassungen beziehungsweise Veränderungen geben kann.
Zwar sind Verstöße in diesem Zusammenhang nicht unmittelbar mit Geldstrafen belegt, jedoch könnten sie zu einer strengeren Risikoeinstufung bei einer Betriebsprüfung führen. Der Bund der Steuerzahler empfiehlt deshalb, sich rechtzeitig mit den neuen Bedingungen auseinanderzusetzen. Eine Alternative in dieser Konstellation ist die Mitteilung durch einen autorisierten Vertreter wie zum Beispiel uns als professionelle Steuerberatung.
Diese neue Pflicht zur Meldung markiert einen zentralen Baustein um das Steuersystem zu digitalisieren und transparent zu gestalten. Mit einer frühzeitigen Anmeldung der neuartigen Kassensysteme und der Beachtung der vorgegebenen Fristen lassen sich etwaige Probleme reduzieren.
Welche Besonderheiten gibt es in diesem Zusammenhang zu beachten?
Jede Kasse muss einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet werden. Sollte die Kasse an eine andere Betriebsstätte wechseln, ist auch dies meldepflichtig. Verstöße gegen die Meldepflicht führen zwar nicht direkt zu Bußgeldern, können jedoch zu einer höheren Einschätzung des Risikos bei Betriebsprüfungen führen. Die Meldung kann beispielsweise durch Steuerberater erfolgen.
Die ab 2025 verpflichtende Meldung von elektronischen Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) beim Finanzamt umfasst auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie beispielsweise Waagen mit Kassenfunktion.
In Konstellationen, in denen mehrere Kassensysteme in einem Verbundsystem genutzt werden, muss jede einzelne Kasse separat beim Finanzamt gemeldet werden. Geräte ohne Kassenfunktion, wie etwa Orderhandys, sind hierbei ausgenommen und nur das Hauptsystem mit Kassenfunktion wird gemeldet. Zudem ist es wichtig zu wissen, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einzigen Meldung zusammengefasst werden.
Die Meldepflicht erstreckt sich dabei nicht ausschließlich auf die Inbetriebnahme von Kassensystemen, sondern auch auf deren Außerbetriebnahme. Betroffene Unternehmen müssen dem Finanzamt ebenfalls mitteilen, wenn ein elektronisches Kassensystem nicht mehr verwendet wird. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kasse ersetzt wird, nicht mehr funktionsfähig ist oder gestohlen wurde. Auch hier beträgt die Meldefrist für Registrierkassen einen Monat. Die Unternehmen sollten daher rechtzeitig einen Überblick über ihre genutzten Geräte und die für die Meldung benötigten Daten verschaffen.
Welche Auswirkungen hat die aktuelle Regelung auf Unternehmen und in Bezug auf die Steuerberatung?
Die neue Meldepflicht bedeutet für Unternehmen einen erhöhten administrativen Aufwand. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen fristgerecht und korrekt übermittelt werden, um möglichen negativen Folgen bei Betriebsprüfungen vorzubeugen. Dies könnte auch bedeuten, dass Unternehmen ihre internen Prozesse und die Zusammenarbeit mit ihren Steuerberatern anpassen müssen.
