Gehaltsabrechnungen ausschließlich als elektronisches Dokument erlaubt
In einem aktuellen Urteil ging es um Gehaltsabrechnungen, welche künftig auch als elektronisches Dokument erlaubt sind. Diese neuerliche Rechtsprechung hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und uns als Steuerberater. Gern erläutern wir Ihnen die wesentlichen Inhalte und Einflussfaktoren auf das Urteil in Bezug auf die Form der Gehaltsabrechnungen.
Was besagt das aktuelle Urteil des Bundesarbeitsgerichts?
Das Bundesarbeitsgericht hat im ersten Quartal des Jahres 2025 entschieden, dass Unternehmen die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ausschließlich in elektronischer Form bereitstellen dürfen, sofern diese in einem passwortgeschützten und digitalen Postfach für die Mitarbeiter abrufbar sind (Aktenzeichen 9 AZR 48/24). Nach Ansicht des Gerichts wird mit dieser digitalen Form ebenfalls gesetzlich geforderte Textform gemäß Paragraph 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung erfüllt. Ein Anspruch auf eine Papierabrechnung besteht in dieser Konstellation nicht mehr, sodass die Mitarbeiter unter Einhaltung der vorgenannten Voraussetzungen keine physische Variante der Gehaltsabrechnungen einfordern können.
Warum wurde das Urteil gefällt und welcher Fall liegt der Rechtsprechung konkret zugrunde?
Im konkreten Fall, auf welchem das Urteil basiert, klagte eine Verkäuferin eines Lebensmittel-Discounters, die ihre Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papierform und nicht als elektronisches Dokument erhalten wollte. Der Arbeitgeber hatte jedoch auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung ab März 2022 beschlossen, Gehaltsabrechnungen nur noch digital über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach bereitzustellen. Die Klägerin argumentierte, dass diese Form der Bereitstellung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspreche und verlangte weiterhin eine Papierabrechnung. Das Landesarbeitsgericht gab der Klägerin zunächst Recht. Es argumentierte, dass die Abrechnungen zugangsbedürftige Erklärungen seien, die dem Arbeitnehmer direkt zugestellt werden müssten. Das Einstellen in ein digitales Postfach erfülle diese Anforderung nur, wenn der Arbeitnehmer das Postfach ausdrücklich für den Empfang solcher Dokumente bestimmt habe. Die digitale Bereitstellung wurde daher als unzureichend angesehen.
Wie war der weitere Verlauf der richterlichen Auseinandersetzung?
Der Arbeitgeber legte Revision beim Bundesarbeitsgericht ein. Der Neunte Senat des Gerichts hob das Urteil des Landesarbeitsgerichts auf und entschied zugunsten des Arbeitgebers. Das Gericht stellte in der Begründung des Urteils fest, dass die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen in einem digitalen Mitarbeiterpostfach den Anforderungen der Textform genügt. Es wurde klargestellt, dass es sich bei der Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen um eine Holschuld handelt. Der Arbeitgeber ist in diesem Zusammenhang lediglich zur Bereitstellung verpflichtet, was er durch er mit dem Ablegen der Dokumente an einer elektronischen Ausgabestelle realisiert, ohne für den tatsächlichen Abruf durch den Arbeitnehmer verantwortlich zu sein.
Welche weiteren Ausführungen wurden im Rahmen der aktuellen Rechtsprechung getroffen?
Das Bundesarbeitsgericht betonte in dieser Konstellation, dass die Interessen der Arbeitnehmer grundsätzlich gewahrt werden müssen. Für Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem privaten Endgerät haben, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Dokumente im Betrieb eingesehen und ausgedruckt werden können. Diese Regelung soll sicherstellen, dass die digitale Bereitstellung nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Arbeitnehmer eingreift.
Welche Vorteile bietet die digitale Gehaltsabrechnung für Unternehmen und Mitarbeiter?
Die Umstellung auf Gehaltsabrechnungen als elektronisches Dokument spart den Unternehmen Zeit und Kosten, da der Druck und Versand von Papierdokumenten unter Einhaltung der fixierten Voraussetzungen entfallen kann. Je nach Mitarbeiteranzahl entstehen so teilweise hohe monatliche Kosten, die sich die Unternehmen nunmehr sparen können. Zudem entfällt der administrative Aufwand für den Versand der Dokumente selbst und die Unternehmen reduzieren den Papierverbrauch erheblich, was der Umwelt zugute kommt. Weiterhin erleichtert die Digitalisierung die Archivierung und den Zugriff auf Dokumente. Unternehmen können so ihre internen Prozesse effizienter gestalten und die Mitarbeiter können in Bezug auf die Zeit unabhängiger auf die Dokumente zugreifen und bei Bedarf auch mehrfach einsehen.
Welche Herausforderungen ergeben sich für Arbeitnehmer aufgrund des aktuellen Urteils?
Für Arbeitnehmer bedeutet die Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnungen eine Anpassung an neue Technologien. Besonders für Beschäftigte ohne regelmäßigen Zugang zu digitalen Geräten kann dies eine Hürde darstellen. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, berechtigte Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Wie sollten Unternehmen jetzt handeln?
Unternehmen, die noch nicht auf digitale Gehaltsabrechnungen umgestellt haben, sollten prüfen, ob ihre internen Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine Umstellung auch aus steuerlichen und wirtschaftlichen Gründen Sinn macht. Gern beraten wir Sie als erfahrener Steuerberater in dieser Konstellation zu den Auswirkungen. Eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern und gegebenenfalls Schulungen zur Nutzung digitaler Plattformen sind in dieser Konstellation essenziell, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?
Die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen muss den Datenschutzanforderungen entsprechen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die verwendeten Systeme den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung genügen und die Daten der Mitarbeiter bestmöglich geschützt sind.
Was bedeutet das Urteil für die Zukunft?
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt. Unternehmen profitieren von effizienteren Prozessen, während Arbeitnehmer sich auf neue Technologien einstellen müssen. Die klare rechtliche Grundlage schafft Planungssicherheit für alle Beteiligten.
