E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen bei Erstellung, Empfang und Prüfung beachten müssen

Die E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen längst kein Zukunftsthema mehr. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird stufenweise eingeführt. Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen in vielen Fällen freiwillig. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Spätestens danach wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zum verbindlichen Standard.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Umstellung sollte nicht auf den letzten Moment verschoben werden. Denn die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die Rechnungsausstellung, sondern auch den Rechnungsempfang, die technische Validierung, die Buchhaltungsprozesse, die Archivierung und den Vorsteuerabzug. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Stattdessen sind strukturierte elektronische Formate erforderlich, die eine vollständige maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen.

In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Das BMF weist darauf hin, dass XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen können, sofern die jeweiligen Profile den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine normale PDF-Rechnung bleibt dagegen nur eine sonstige Rechnung – auch wenn sie digital übermittelt wird.

Warum die E-Rechnungspflicht mehr ist als ein neues Dateiformat

Viele Unternehmen unterschätzen die E-Rechnungspflicht, weil sie diese zunächst nur als „neues Rechnungsformat“ wahrnehmen. Tatsächlich geht es aber um eine grundlegende Veränderung in der Rechnungsverarbeitung. Eine E-Rechnung ist nicht primär für das menschliche Auge gedacht, sondern für die maschinelle Verarbeitung. Die Rechnungsdaten müssen strukturiert vorliegen und von ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware oder anderen Anwendungen automatisiert ausgelesen werden können.

Damit verändert sich der gesamte Prozess. Früher konnte eine Buchhaltung eine PDF-Rechnung manuell prüfen, erfassen und archivieren. Bei der E-Rechnung kommt eine technische Ebene hinzu: Die Datei muss formal dem zulässigen Format entsprechen, die Geschäftsregeln müssen eingehalten werden, und die Inhalte müssen zur tatsächlichen Leistung passen. Genau daraus entstehen neue Fehlerquellen.

Unternehmer und Unternehmen sollten deshalb nicht nur fragen: „Kann unsere Software E-Rechnungen erstellen?“ Viel wichtiger ist die Frage: „Kann unser System E-Rechnungen empfangen, prüfen, validieren, verarbeiten und revisionssicher archivieren?“ Denn gerade Eingangsrechnungen sind für den Vorsteuerabzug besonders sensibel.

PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn

Eine klassische PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist zwar eine elektronische Datei, aber keine E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen. Der entscheidende Unterschied liegt in der Struktur der Daten. Eine PDF zeigt die Rechnung optisch an, enthält aber nicht zwingend vollständig maschinenlesbare Rechnungsdaten in einer normkonformen Struktur.

Eine echte E-Rechnung muss dagegen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser interoperabel sein. XRechnung ist dabei ein rein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Wichtig ist jedoch: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil reicht aus. Unternehmen müssen darauf achten, dass das verwendete Profil die Anforderungen erfüllt.

Für die Praxis bedeutet das: Wer einfach weiter PDF-Rechnungen versendet, ist langfristig nicht e-rechnungskonform. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche Formate ihre Software erzeugt und ob diese tatsächlich den Anforderungen entsprechen.

Übergangsfristen: Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung ist jedoch über Übergangsregelungen gestaffelt.

Bis zum 31.12.2026 bleibt die Ausstellung von E-Rechnungen in vielen Fällen noch freiwillig. Unternehmen dürfen in dieser Phase unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDFs, verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Gerade kleinere Unternehmen sollten diese verlängerte Frist jedoch nicht als Grund verstehen, die Umstellung aufzuschieben. Denn der Rechnungsempfang muss bereits funktionieren. Außerdem werden Geschäftspartner zunehmend E-Rechnungen verlangen oder selbst versenden. Wer erst kurz vor Fristablauf reagiert, riskiert technische Probleme, fehlerhafte Prozesse und Verzögerungen bei Zahlung und Buchhaltung.

Fehlerkategorien bei der E-Rechnung

Das BMF unterscheidet im Zusammenhang mit E-Rechnungen unterschiedliche Fehlerarten. Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig, weil nicht jeder Fehler dieselbe Wirkung hat und weil die Verantwortung nicht nur beim Rechnungsaussteller liegt. Auch der Rechnungsempfänger muss Eingangsrechnungen prüfen und bei Mängeln reagieren.

Grundsätzlich lassen sich drei Fehlerkategorien unterscheiden: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler.

Formatfehler: Wenn die Datei technisch keine E-Rechnung ist

Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen oder technischen Vorgaben entspricht. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Datei nicht richtig ausgelesen werden kann, die XML-Struktur fehlerhaft ist oder das gewählte Format keine vollständige Extraktion der Rechnungsdaten ermöglicht.

Eine solche Datei ist dann nicht als E-Rechnung zu behandeln, sondern als sonstige Rechnung. Für Unternehmen kann das erhebliche Folgen haben, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine E-Rechnung verpflichtend gewesen wäre. Der Rechnungsempfänger sollte solche Fehler deshalb frühzeitig erkennen und eine korrigierte Rechnung anfordern.

In der Praxis zeigt sich: Nicht jedes Tool, das „E-Rechnung“ verspricht, erzeugt automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Unternehmen sollten daher nicht nur die Exportfunktion aktivieren, sondern Testrechnungen validieren lassen.

Geschäftsregelfehler: Wenn strukturierte Daten nicht zusammenpassen

Geschäftsregelfehler sind inhaltlich-technische Inkonsistenzen innerhalb der strukturierten Datei. Dabei ist die Datei grundsätzlich maschinenlesbar, aber bestimmte Angaben passen nicht zu den vorgegebenen Regeln. Beispiele sind fehlende Pflichtfelder, widersprüchliche Beträge, nicht passende Steuersätze, unplausible Summen oder falsche Zuordnungen einzelner Rechnungsbestandteile.

Solche Fehler sind besonders tückisch, weil eine Rechnung auf den ersten Blick korrekt wirken kann. Erst die Validierung zeigt, dass die strukturierten Daten nicht konsistent sind. Für Unternehmen ist deshalb eine Geschäftsregelvalidierung wichtig. Sie prüft, ob die Datei nicht nur formal lesbar, sondern auch logisch verarbeitbar ist.

ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware sollten solche Prüfungen idealerweise automatisiert durchführen. Wichtig ist aber auch, dass die Ergebnisse dokumentiert werden. Denn bei einer späteren Prüfung sollte nachvollziehbar sein, wie das Unternehmen Eingangsrechnungen kontrolliert hat.

Inhaltsfehler: Wenn die Rechnung fachlich falsch ist

Inhaltsfehler betreffen die tatsächlichen Rechnungsangaben im Verhältnis zum zugrunde liegenden Rechtsgeschäft. Dazu gehören beispielsweise ein falscher Leistungszeitraum, eine unzutreffende Leistungsbeschreibung, ein falscher Leistungsempfänger, ein falscher Steuersatz oder Abweichungen zwischen Bestellung, Leistung und Rechnung.

Diese Fehler sind nicht nur technische Probleme, sondern klassische Rechnungsfehler. Sie können den Vorsteuerabzug gefährden, wenn die gesetzlichen Rechnungsanforderungen nicht erfüllt sind. Auch bei einer formal korrekten E-Rechnung bleibt deshalb eine fachliche Prüfung erforderlich.

Das bedeutet: Automatisierung ersetzt nicht die steuerliche und sachliche Kontrolle. Unternehmen sollten Prozesse schaffen, bei denen technische Validierung und inhaltliche Rechnungsprüfung zusammenspielen.

Warum der Rechnungsempfänger besonders betroffen ist

Viele Unternehmer denken bei der E-Rechnungspflicht zunächst an die eigene Rechnungsausstellung. Dabei liegt ein wesentliches Risiko beim Rechnungsempfänger. Denn wenn eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Der Aussteller muss zwar eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen. Der Empfänger muss aber prüfen, ob die Rechnung für seine Buchhaltung und seinen Vorsteuerabzug verwendbar ist. Fehlerhafte Eingangsrechnungen sollten nicht einfach gebucht werden. Stattdessen sollte zeitnah eine Berichtigung angefordert werden.

Gerade bei E-Rechnungen ist es wichtig, dass Unternehmen nicht nur die visuelle Darstellung prüfen. Bei ZUGFeRD-Rechnungen kann die PDF-Ansicht korrekt aussehen, während die eingebetteten XML-Daten fehlerhaft oder unvollständig sind. Maßgeblich für die maschinelle Verarbeitung ist aber gerade der strukturierte Datensatz. Deshalb sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Software nicht nur „öffnet“, sondern auch validiert.

ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware: Was Unternehmen prüfen sollten

Unternehmen sollten jetzt überprüfen, ob ihr ERP-System oder ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten kann. Dazu gehört mindestens, dass XRechnung und ZUGFeRD erkannt und gelesen werden können. Besser ist, wenn das System automatisch Formatfehler und Geschäftsregelfehler erkennt und dokumentiert.

Eine gute Lösung sollte E-Rechnungen importieren, strukturierte Daten auslesen, Plausibilitätsprüfungen durchführen, Fehler anzeigen, Freigabeprozesse ermöglichen und die Rechnung GoBD-konform archivieren können. Außerdem sollte nachvollziehbar sein, wann eine Rechnung eingegangen ist, welche Validierung durchgeführt wurde und wie mit Fehlern umgegangen wurde.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten, mehreren Rechnungseingangskanälen oder mehreren Buchhaltungssystemen ist außerdem wichtig, einen zentralen Prozess zu definieren. E-Rechnungen sollten nicht in einzelnen E-Mail-Postfächern „versanden“, sondern in einem kontrollierten Rechnungseingang landen.

Rechnungskorrektur bei fehlerhaften E-Rechnungen

Wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist, sollte zeitnah eine Korrektur veranlasst werden. Je später Fehler auffallen, desto schwieriger wird die Korrektur. Das gilt besonders, wenn die Rechnung bereits bezahlt, gebucht oder in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt wurde.

Unternehmen sollten deshalb klare interne Regeln haben: Wer prüft E-Rechnungen? Welche Fehler führen zur Ablehnung? Wer fordert eine Berichtigung an? Wie wird die Kommunikation dokumentiert? Wann darf eine Rechnung gebucht werden? Und wie wird sichergestellt, dass korrigierte Rechnungen der ursprünglichen Rechnung korrekt zugeordnet werden?

Eine Berichtigung sollte nicht nur „irgendwie“ per E-Mail erfolgen, sondern nachvollziehbar und vollständig dokumentiert werden. Die korrigierte Rechnung muss alle erforderlichen Angaben enthalten und sollte eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.

Vorsteuerabzug: Warum die E-Rechnungspflicht steuerlich sensibel ist

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Deshalb ist die E-Rechnungspflicht nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Umsatzsteuer- und Compliance-Thema. Wenn eine Rechnung wegen Format-, Geschäftsregel- oder Inhaltsfehlern nicht ordnungsgemäß ist, kann das im Einzelfall den Vorsteuerabzug beeinträchtigen.

Für Unternehmen bedeutet das: Ein funktionierender Prüfprozess schützt Liquidität. Denn versagter Vorsteuerabzug kann sofort zu finanziellen Belastungen führen. Außerdem kann die nachträgliche Korrektur in Betriebsprüfungen erheblichen Aufwand verursachen.

Gerade Unternehmen mit hohem Eingangsrechnungsvolumen sollten daher nicht manuell improvisieren, sondern automatisierte Validierungs- und Freigabeprozesse nutzen.

Praxis-Checkliste für Unternehmen

Unternehmen sollten bei der E-Rechnungspflicht folgende Punkte prüfen:

Kann das Buchhaltungs- oder ERP-System XRechnung und ZUGFeRD empfangen? Wird geprüft, ob das verwendete ZUGFeRD-Profil den Anforderungen entspricht? Werden Formatfehler automatisiert erkannt? Werden Geschäftsregelfehler validiert? Gibt es eine sachliche Prüfung auf Inhaltsfehler? Wird das Prüfergebnis dokumentiert? Gibt es klare Zuständigkeiten für Rechnungskorrekturen? Werden fehlerhafte Eingangsrechnungen zeitnah beanstandet? Ist die Archivierung GoBD-konform organisiert? Sind Mitarbeitende in Buchhaltung, Einkauf und Rechnungsfreigabe geschult?

Diese Fragen sollten Unternehmen nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen beantworten. Je früher die Prozesse getestet werden, desto geringer ist das Risiko späterer Störungen.

Wie aconax Unternehmen unterstützt

Die Steuerberatung aconax unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Dabei geht es nicht nur um die Frage, welches Format verwendet wird, sondern um den gesamten Prozess: Empfang, Prüfung, Validierung, Buchung, Archivierung und Vorsteuerabzug.

aconax hilft Ihnen dabei, die steuerlichen Anforderungen einzuordnen, Ihre bestehenden Prozesse zu prüfen, typische Fehlerquellen zu erkennen und die Buchhaltung auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Besonders wichtig ist dabei die Verbindung zwischen Technik und Steuerrecht: Eine Software muss nicht nur Dateien lesen können, sondern auch die steuerlich relevanten Risiken sichtbar machen.

Wenn Ihr Unternehmen bisher vor allem mit PDF-Rechnungen arbeitet, sollte die Umstellung jetzt geplant werden. So vermeiden Sie hektische Anpassungen, fehlerhafte Eingangsrechnungen und unnötige Risiken beim Vorsteuerabzug.

Fazit: E-Rechnungspflicht frühzeitig und prozesssicher umsetzen

Die E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsprozesse in Unternehmen grundlegend. Eine einfache PDF-Datei reicht nicht mehr aus, wenn eine E-Rechnung erforderlich ist. Entscheidend sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen.

Für Unternehmen ist besonders wichtig, nicht nur E-Rechnungen erstellen zu können, sondern auch eingehende E-Rechnungen zu prüfen. Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler müssen erkannt und dokumentiert werden. Fehlerhafte Rechnungen sollten zeitnah berichtigt werden, weil der Vorsteuerabzug im Einzelfall gefährdet sein kann.

Wer Buchhaltungs- und ERP-Systeme jetzt vorbereitet, Mitarbeitende schult und klare Prüfprozesse einführt, schafft Sicherheit für die kommenden Pflichtphasen. Die E-Rechnung ist damit nicht nur eine technische Änderung, sondern ein zentraler Baustein moderner, prüfungssicherer Unternehmensprozesse.