E-Rechnung: E-Mail-Postfach reicht aus
Seit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März des Jahres 2024 ist die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland fixiert. Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Bundesregierung hat in einem neuerlichen und aktuellen Urteil bestätigt, dass für den Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach ausreicht, was wiederum eine wichtige Entscheidung für die Steuerberatung darstellt. Doch was genau ist eine E-Rechnung und warum ist sie für Unternehmen so wichtig? Diese und zahlreiche weitere Fragen klären wir in folgendem Artikel.
Was ist eine E-Rechnung?
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat gemäß der europäischen Norm EN16931 erstellt wird. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD häufig genutzte Formate. Bei der XRechnung handelt es sich um einen reinen XML-Datensatz, während die ZUGFeRD-Rechnung eine Kombination aus einer lesbaren PDF-Datei und einem Datensatz darstellt. Das Besondere an E-Rechnungen ist, dass sie maschinenlesbar sind und somit den digitalen Austausch und die Automatisierung von Prozessen erleichtern. Mit der Nutzung von elektronischen Rechnungen soll sich zudem der Ressourcenverbrauch reduzieren.
Welche Vorteile bietet eine elektronische Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung bringt neben dem reduzierten Papierverbrauch weitere Vorteile. Dazu zählen unter anderem die Beschleunigung des Rechnungsprozesses, da E-Rechnungen schneller erstellt, versendet und empfangen werden können und die Verbesserung der Genauigkeit der Buchhaltung, da die maschinenlesbare Struktur von E-Rechnungen die Fehlerquote verringert. Zudem wird die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen erleichtert, da der digitale Austausch von Rechnungen den Informationsfluss verbessert.
Was ist in Bezug auf die Rechnungen in elektronischer Form festgelegt für die nächsten Jahre?
In den kommenden Jahren wird die E-Rechnung sukzessive alle anderen Rechnungsformate wie Papier, PDF oder Excel ablösen. Ab 2027 beziehungsweise 2028, abhängig von der Größe des Unternehmens, sind Firmen darüber hinaus verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Viele Unternehmen sind verschiedenen Quellen zufolge gegenwärtig noch nicht auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet. In diesem Zusammenhang ist die Antwort der Bundesregierung auf eine Anfrage anderer Parteien entscheidend und erfreulich für die Unternehmer. Demnach reicht eine verfügbare E-Mail-Adresse zum Empfang von elektronischen Rechnungen aus, um den Anforderungen ab 2025 zu genügen.
Darüber hinaus haben die beteiligten Unternehmen die Möglichkeit, andere elektronische Übertragungswege zu vereinbaren, beispielsweise den Download der E-Rechnung. Wichtig ist jedoch, dass die elektronische Aufbewahrung der E-Rechnung den Anforderungen den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form entspricht.
Warum ist das Urteil, in welcher Form die E-Rechnungen verarbeitet werden, wichtig für die betroffenen Unternehmen?
Diese aktuelle Rechtsprechung mit hoher Relevanz für die Steuerberatung ist entscheidend, da es die Mindestanforderung für die Erfassung von E-Rechnungen festlegt. Mit dieser klaren Regelung wissen alle Unternehmen, welche Rahmenbedingungen notwendig sind. Dank dieser Entscheidung gibt es nunmehr Klarheit, dass keine komplexen Software oder Hardwaresysteme erforderlich sind. Auch für die Planung der Kosten und der gegebenenfalls erforderlichen Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergibt sich nunmehr ein klares Bild, für die Anpassung ab Januar 2025.
Weitere interessante Informationen rund um das Urteil zu den elektronischen Rechnungen
Verschiedene Wirtschaftsverbände hatten in der Vergangenheit vorgeschlagen, dass es seitens der Bundesregierung ein kostenloses Tool zur Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen für kleinere Unternehmen geben sollte. Der Fokus lag dabei insbesondere bei Betrieben und Selbstständigen, die hauptsächlich Privatkunden bedienen. Dieses Vorhaben wird jedoch nach aktuellen Informationen nicht realisiert, was aus einem Schreiben der Bundesregierung hervorgeht. Demnach sind vergleichbare Angebote bereits von privaten Anbietern erhältlich, in vielen Fällen auch kostenlos. Das gilt ebenso für Tools, die den Empfang, Versand und die Aufbewahrung von E-Rechnungen ermöglichen. Eine weitere Begründung liegt darin, dass es dem Staat nur unter bestimmten Bedingungen gestattet ist, ein konkurrierendes Angebot zur Privatwirtschaft anzubieten.
Welche weiteren Zukunftsperspektiven in Bezug auf die Digitalisierung von Rechnungen sind derzeit im Gespräch?
In Bezug auf die zukünftigen Perspektiven ist unter anderem die Einführung eines elektronischen Meldesystems in Planung. Die aktuelle Bundesregierung erklärte, dass die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen eine zentrale Voraussetzung für die Etablierung eines elektronischen Meldesystems darstellt. Zusammen mit anderen europäischen Ländern wird an einem einheitlichen System gearbeitet, welches die Meldungen nationaler Umsätze sowie von Umsätzen innerhalb des Binnenmarktes der Europäischen Union ermöglichen soll.
Ein konkreter Zeitrahmen für die Umsetzung steht in diesem Zusammenhang noch nicht fest. Innerhalb der EU gibt es bisher keinen Konsens, welches einheitliche System länderübergreifend genutzt werden soll. Der aktuelle Kompromissvorschlag sieht vor, dass die EU-Mitgliedstaaten bis zum 1. Juli 2030 handeln.
