Bundesfinanzhof entschied zu Anforderungen an eine Rechnung
In unserem aktuellen Newsletter geht es um den unberechtigten Steuerausweis und die grundsätzlichen Anforderungen an eine Rechnung. Als Steuerberatung sehen wir im Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 19. März 2025 eine wegweisende Konkretisierung der Frage, ab wann ein Schriftstück als Rechnung in bestimmten Konstellationen einzustufen ist. Mit dem aktuellen Urteil gibt es diverse Auswirkungen auf betroffene Unternehmen, die wir Ihnen als erfahrener Steuerberater gern konkret vorstellen. Bei individuellem Beratungsbedarf kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu, um für Sie eine steueroptimierte Lösung zu finden.
Was wurde mit der aktuellen Rechtsprechung entschieden?
Der Bundesfinanzhof stellte mit seinem Beschluss vom 19. März 2025 klar, dass auch Formulare oder Zahlungspapiere dann als Rechnung im Sinn des Paragraph 14c Absatz 2 Umsatzsteuergesetz gelten können, wenn sie Aussteller, Empfänger, eine Leistungsbeschreibung, das Entgelt und einen separat ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag enthalten.
Was war die Ausgangslage und der Streitgegenstand dieses aktuellen Urteils?
Der Streitgegenstand waren sogenannte „Abforderungsschreiben„, die vom Finanzamt bzw. den Beteiligten als Zahlungspapiere verstanden wurden, aber offen Umsatzsteuer auswiesen und auf Angebote, Bestellungen oder Projektkennzeichen verwiesen. Die Frage war, ob solche Schreiben trotz fehlender eigenständiger Leistungsdarstellung als Rechnungen im Sinne des Paragraph 14c Absatz 2 Umsatzsteuergesetz zu qualifizieren sind und damit beim Aussteller eine Steuerschuld ausgelöst werden kann.
Wie verlief das Urteil?
Der Rechtsstreit begann mit der steuerlichen Auseinandersetzung und ging über die Instanzen bis zur Revision beim BFH, der als Revisionsgericht die Rechtsfragen zur abstrakten Merkmalsprüfung und zur Ausstrahlungswirkung eines offen ausgewiesenen Steuerbetrags zu entscheiden hatte.
Warum ist das Urteil aktuell und wichtig?
Das Urteil aktualisiert die Praxis zur Abgrenzung zwischen bloßen Zahlungsdokumenten und echten Rechnungen und hat unmittelbare Folgen für die Haftung von Ausstellern, weil ein unberechtigter Steuerausweis Steuerschuld auslöst.
Wie definiert der BFH die Anforderungen an eine Rechnung?
Der BFH betont, dass ein Dokument die Merkmale einer Rechnung erfüllt, wenn es den Rechnungsaussteller, den (vermeintlichen) Leistungsempfänger, eine Leistungsbeschreibung, das Entgelt sowie den gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag enthält; Bezugnahmen auf andere Dokumente können ergänzend zu berücksichtigen sein.
Wer ist von der jüngsten Entscheidung zu den Anforderungen an eine Rechnung betroffen?
Von diesem Urteil betroffen sind nicht nur klassische Leistungserbringer, sondern auch Dritte, die im Auftrag Zahlungen abwickeln oder Zahlungsaufforderungen versenden; erscheint der Umsatzsteuerausweis in diesem Kontext überflüssig oder irreführend, droht dem Aussteller die Steuerschuld nach Paragraph 14c Absatz 2 Umsatzsteuergesetz.
Welche Risiken und Folgen bestehen für Unternehmen?
Betroffene Unternehmen riskieren die Entstehung einer unmittelbaren Steuerschuld des Ausstellers, die Gefahr eines unberechtigten Vorsteuerabzugs beim Empfänger sowie zusätzliche Nachprüfungen durch die Finanzverwaltung, wenn ein Zahlungsbeleg den Eindruck einer Leistungsabrechnung erweckt.
Was sollten Unternehmen aufgrund des aktuellen Urteils zu den Anforderungen an eine Rechnung praktisch tun?
Aufgrund der aktuellen Rechtsprechung zu den Anforderungen an eine Rechnung gibt es je nach Konstellation verschiedene Optionen, die betroffene Unternehmen aus unserer Sicht prüfen sollten. Dazu zählen unter anderem:
- Belege prüfen und anpassen: Sämtliche Zahlungsaufforderungen, Abforderungs- oder Zahlungsbelege auf explizite Umsatzsteuerausweise überprüfen und bei fehlender Rechnungsberechtigung den Steuerbetrag entfernen.
- Formulare überarbeiten: Vorformulierte Zahlungs- oder Mahnschreiben so gestalten, dass kein Anschein einer Rechnung entsteht; klare Hinweise auf den reinen Zahlungscharakter einfügen.
- Interne Prozesse schärfen: Verantwortlichkeiten für Ausstellung und Prüfung von Dokumenten festlegen und Schulungen durchführen.
- Steuerliche Beratung einholen: Bei unsicheren Fällen zeitnah mit der Steuerberatung Abstimmung suchen, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
Gern unterstützen wir Sie als professioneller Dienstleister im Bereich digitale Steuerberatung zu den individuellen und konkreten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Ein unberechtigter Steuerausweis kann in dieser Konstellation weitreichende Folgen haben, sodass wir Ihnen dringend empfehlen, das aktuelle Urteil des Bundesfinanzhofs in Bezug auf die Anforderungen an eine Rechnung als Grundlage für eine Optimierung der internen Prozesse und Abläufe zu nutzen.
Was ist aus Sicht einer Steuerberatung in diesem Kontext ergänzend zu dem Urteil relevant?
Von steuerberatender Seite sind drei Handlungsfelder vorrangig: das Dokumenten- und Vorlagenscreening in Buchhaltungs- und ERP-Systemen, die verbindlichen Workflows für das Ausweisen von Umsatzsteuer in Zahlungsbelegen sowie die Schulungen der Rechnungssteller in Unternehmen.
Darüber hinaus empfiehlt sich die Implementierung eines Vier-Augen-Prinzips bei allen Vorlagen, die Zahlungsinformationen und Steuerhinweise kombinieren, und die Dokumentation der rechtlichen Prüfung als Prüfungsnachweis gegenüber der Finanzverwaltung.
Wo finden Sie fundierte Informationen und den Beschlusstext?
Den BFH-Beschluss XI R 4/22 und weiterführende Auslegungen finden Sie in juristischen Datenbanken und kommentierenden Fachbeiträgen. Dabei ist aktuell eine erste Zusammenfassung und Einordnung ist in mehreren steuerlichen Fachportalen sowie in der Rechtsprechungsdatenbank des BFH verfügbar.
